仕訳の摘要欄って何を書けば良いかわからないのよね。人によっても全然書方違うし。何か決まりあるの？
PTAの収支会計の仕訳であれば、別に決まりなんてないわ。
え？そうなの？でも、それだと書き方を迷っちゃうからルールが欲しいのだけど・・・😭
確かにそうね。摘要欄に何を書くか迷うのであれば、
- 何を書かないか
- 何をどのくらい書くか
の2つをルールとして決めておくのがいいわね。
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摘要欄のルールを決めていないことは負の遺産
PTAの収支会計で作成する帳簿には、「絶対に書かないとダメなこと」みたいな決まりはありません。そもそも会計基準がないですし、法人税や消費税*1の申告も行わないので法令による決まりすらありません。
どんな書き方でも問題ないのですが、
- 人によって書き方にバラツキがある
- レシートの各品目、数量、金額を書き写していて時間がかかる
- 長文で読みにくい
などの場合では、後から仕訳をチェックするときや、次年度への引継ぎのときに苦労しそうです。そう、摘要欄の書き方ルールが決まっていないということは負の遺産なんです。
もし摘要欄の書き方に困っているのであれば、本記事を参考にルールを作ってみてください！
摘要欄に何を書かないか
まずは書かないことをはっきりさせましょう。これは簡単です。レシートや領収証を見ればわかること、重複した情報を書くことをやめましょう。
- レシートや領収証を見ればわかること：品目名、品目ごとの数量や金額はレシートを見ればわかります。仕訳に書く必要はありません。取引先（モノを買ったお店）の名称も特段の理由がなければレシートを見ればわかるので不要です。
- 重複した情報：仕訳の日付や勘定科目を見ればわかることは書く必要ありません。
摘要欄に何を、どのくらい書くか
「レシートに書いてあること」「仕訳の他の項目を見ればわかること」の2つは摘要欄に書く必要がないということを確認しました。
では、摘要欄に記載すべきこととは何でしょうか？それは支出の目的です。どんな内容の支出をしたかは勘定科目を見れば概ね予想がつきます。ですが、なぜその支出をおこなったのかは勘定科目にも、レシートにも書かれていません。ですので摘要欄において支出の目的、支出をおこなった理由を明示すべきです。
文の長さはどの程度が良いでしょうか？摘要欄は短く簡潔に書くべきです。略称や、目的の書き方をルールかしておき個人差が生じないようにしておくことで、事後的なチェックや次年度への引き継ぎの手間が省けます。
- 摘要欄には支出の目的を書く：仕訳の他の項目やレシートには支出の目的が書かれていません。また、会計担当者が支出の目的を書くためには、経費の精算を申し出た人に「何のために使ったのか」を確認する機会となります。支出の目的を都度確認することで、不正な支出を防ぐことにもつながります。
- 摘要欄は短く簡潔に書く：長文の摘要欄は読みにくいです。Excelを使用している場合は、セル内の改行方法を知らずに空白で調整したり、列幅が不規則になり視認性に欠けます。摘要を記載する列が広がりすぎないように、30字以内くらいで書くことを目安にしましょう。文章を短くするために、次のような書き方のルールを決めておくことが有効です。
- 略称を決めておきましょう。広報委員会、衛生委員会などは共通する「委員会」部分を削除し、単に「広報」「衛生」などとする。委員会の委員長による支出であることを書きたいのなら「広報長」「衛生長」などとする。
- 目的の書き方を定型化しましょう。「飲食物提供のため」のような「のため」部分は書かないようにする。毎年行われる行事については書き方のルールを決めておく。「卒業記念品」「卒業式記念品」「卒業祝い品」などバラバラにしないでどれか一つに決める。
- 書く順序を決めておきましょう。例えば「本部、飲食物提供」「広報、PTA便り発行」のように、「部署、目的」の順で書くことをルールにすることでより見やすくなります。区切りの「、」も句点・読点・半角空欄・全角空欄・アンダーバーなど人によって好みが分かれるので統一しておくのが良いでしょう。
書き方を統一することで異常な支出を検出することにも役立ちます。例えばExcelを使用しているのであれば、あらかじめ決めた定型分（例えば「PTA便り発行」）で取引を抽出することで、毎回の支出の発生状況（特定月だけやけに多いのはなぜ？）や、本来支出が生じるべきなのに生じていない（毎学期発行するはずなのに2学期分の支出がないのはなぜ？）といった異常な点を見つけるきっかけとなります。
input-and-output.hatenablog.com
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今回の記事では「PTAの収支会計における仕訳の摘要欄の書き方」について解説しました。この記事に関するご質問・お問い合わせがございましたら、コメント欄かお問合せフォームよりご連絡いただけると嬉しいです。
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*1:消費税の申告で仕入税額控除を行う場合には、国税庁が公表している帳簿の記載事項と保存の要件に従う必要があります。要件には「取引の相手方の氏名や名称」「取引年月日」「取引内容」「税率区分ごとの支払対価の額」などを記載することが含まれています。
